敏捷式專案管理的必要性

有相當多的人談敏捷式專案管理,用學術性、科學化的定義什麼才是敏捷式專案管理的方法論。本篇文章所想要分享的並不是告訴你什麼是敏捷式專案管理、怎麼樣學會敏捷式專案管理,而會著重在為什麼要用敏捷式專案管理與敏捷式專案對於企業經營的幫助是什麼。

典型專案管理

典型的專案管理,我們俗稱傳統瀑布式專案管理。對著專案目標,從組織分工、規劃時程、定期招開專案會議,一層一層的推進到專案的最終目標。

這裡有個條件,所有的規劃仰賴一個明確的專案目標。規劃的內容是如何降低專案失敗風險的方式進行。萬一發生專案範圍變大或是變小,或是專案方向根本就是完全不一樣,規劃就必須重來,時程和組織都要重新考慮過。

另外一個常見的專案風險就是時程

人月神話推論一個結論,面對龐大的專案,為了有效時間內回應市場 ( time to market ),想要增加人力來提升專案執行速度,是不能解決問題的。然而龐大的專案背後如果有一個致命性的錯誤決定,組織慣性會導致專案發生災難性的損失。

多數優秀的專案經理知道如何控制團隊時程,但是市場需求的急迫程度常常變化,時程變化增加專案風險。

這種專案目標內容變化、市場急迫度變化的現象很普遍,一直都式企業經營的挑戰。

電子商務對企業帶來的契機與挑戰

最一開始的電子商務面對的終端設備是電腦,那樣的市場環境受到了終端設備的條件限制,並不是每戶家庭都購買電腦,對電腦的操作也不是那樣的熟悉。那個時代,我常常被親朋好友找去幫忙修理電腦,或是解決家裡上網的問題,不難觀察到電腦對一般民眾而言並不是一個很方便的設備。

而今,智慧型手機普及,使用門檻大大的降低,操作簡單、容易上網,從小小孩,到六七十歲的長輩,幾乎每個人都擁有自己的智慧型手機,不太有以往家中共用一台電腦設備的狀況。今天的電子商務是容易做到一對一的行銷溝通。

也是因此,競爭開始白熱化,提供給消費者的服務必須更加快速地調整來符合市場需求。舉個例子,微軟從前發行作業系統是一年或是幾年發行新的作業系統,每次發行都舉辦盛大的宣傳會。蘋果的作業系統是持續不斷的更新到市場,和消費者對話。微軟每次大幅度的更新,都讓消費者抱怨許多,從 Windows 10 之後開始改變政策,持續更新作業系統的新功能給消費者。

持續更新的能力是企業數位服務的必要條件,這也突顯出舊時代的專案管理已經不敷使用了。

敏捷式專案管理相對靈活

敏捷式專案管理的概念就是把回應市場的時間縮短,在最短的時間做最重要的事情。Quick Win 是敏捷式專案管理的精神

踩穩每一個腳步,回應市場的每一個挑戰。這個快速回應市場、隨時調整改變的精神,相當適合於這個快速變遷的社會節奏。

除此之外,敏捷式專案管理用來持續優化大型且複雜的資訊系統,也是非常有效的。比如說,更換企業的電子商務系統?又或者更換企業的核心資料庫。

企業需要具備雙核心運作模式

而實務上敏捷式專案管理並不是能通用於每一種狀況,有些條件傳統瀑布式的專案管理還是必需的。執行力對於企業經營至關重要,至於什麼時候才要用敏捷式專案管理?什麼時候要用傳統瀑布式的專案管理?不妨和專家討論討論。